Herramientas que te harán más fácil la gestión de tu empresa

Lanzarse a emprender una aventura empresarial es de por sí algo complejo, pero muchas veces es una vez iniciado el camino cuando te das cuenta de todo lo que conlleva en tu día a día y la cantidad de aspectos a tener en cuenta y gestionar. Por suerte, en la actualidad la tecnología nos facilita la vida en muchos sentidos, y éste es uno de ellos. Por eso, en este post te queremos proponer algunas herramientas que te harán más fácil la gestión de tu empresa.

Conocer estas herramientas puede ayudarte a automatizar muchas de las tareas que realizas de forma manual en tu empresa y a ganar en tiempo y productividad. Eso sí, al final siempre deberás seleccionar aquellas herramientas que mejor se adapte a las características y necesidades de tu empresa.

Saber dónde poder almacenar datos; cómo hacer de forma sencilla un presupuesto o una factura; cómo comunicarte con equipo o clientes; o simplemente dónde apuntar tus tareas pendientes sin depender de lápiz y papel son cuestiones que se presentan en la gestión diaria de una empresa y que te pueden hacer ganar o perder en eficiencia

 

Existen muchas más herramientas para todos los aspectos que presentamos, pero elegimos estas por su facilidad de uso, su popularidad, o por disponer de versiones gratuitas con buenas funcionalidades. No obstante, te invitamos a que en comentarios nos propongas otras que uses y recomiendes.

Almacenamiento de datos

Para tener siempre al alcance los datos necesarios en la gestión de tu empresa, te proponemos Google Drive;Dropbox o One Drive. Hoy en día el lugar donde más seguros estarán tus datos es en la nube, por su facilidad de acceso desde cualquier parte, por eso te proponemos estas herramientas que te ofrecen una determinada capacidad de almacenamiento de forma gratuita y que podrás aumentar según tus necesidades.

Presupuestos y facturación

Presentar un presupuesto o una factura de una forma correcta y ordenada (y también con buena apariencia) es un aspecto que te ayudará a ganar puntos de cara a los clientes.Por esto conviene que dediques unos minutos a darle forma con alguna de las herramientas que existen para ello.

Hay multitud de herramientas útiles para confeccionar presupuestos y facturas, y en muchas ocasiones integran funcionalidades adicionales como módulos contables o de gestión de clientes.

Te proponemos que eches un vistazo a algunas como Selfconta; Facturadirecta; Debitoor; Quipu; Cuéntica; DelSol 360º; Contabilidadautonomos; hazteunafacturae.com; o Visionwin.

La existencia de estos programas no quita que puedas realizar tus presupuestos y facturas con Excel, sobre todo al principio cuando el nivel de facturación es reducido; pero sí es cierto que según crezca tu facturación se complica la gestión con este medio.

También como apoyo adicional a la ardua tarea de la gestión de gastos en la empresa, te proponemos la herramienta Okticket; que te permite gestionar tus gastos profesionales y tickets desde el móvil sin tener que guardar (y encargarse de no perder) los papeles. 

Gestor de proyectos

Para organizar tus grupos de trabajo y proyectos en equipo, puedes tirar de herramientas como Trello;Asana;Redbooth;Wunderlisto GanttProject, que te permiten planificar tus proyectos y distribuir tareas, así como poder realizar un seguimiento del estado del proyecto en cualquier momento y por tanto un control más eficaz del mismo.

También hay cosas que a veces necesitas recordar, pero no se enmarcan dentro de ningún proyecto en particular o no necesitan programación. En estos casos, para tenerlas a mano de manera ágil puedes tirar de herramientas como Evernoteo SimpleNote.

Comunicación con el equipo

Slack es la herramienta más utilizada para comunicarse con el resto del equipo de trabajo, puesto que permite la opción de chats individuales, creación de grupos de trabajos por áreas o labores, etiquetar usuarios en conversaciones o realizar llamadas de voz. También están las opciones de utilizar Yammero Skype para esta comunicación.

Email marketing 

La utilidad por excelencia en este campo es Mailchimp, conocida por todos a la hora de gestionar campañas comerciales o newsletters, como ya te contamos en este post. Pero también existen otras buenas alternativas como Acumbamail o Mailjet para esta labor.

Infografías, presentaciones, diagramas e imagen corporativa

 Para ayudarte en la parte más creativa de tu día a día empresarial, puedes apoyarte en diversas herramientas que te harán más fácil algunas cosas. Por ejemplo, puedes hacer tus propias infografías en Easel.ly, Canva   (no te pierdas este contenido que nos compartieron) o Infogram; o presentaciones, sin olvidar el mítico PowerPoint, con herramientas como Prezzi, Google Slides o Slideshare.

Otras herramientas útiles 

DocuSign te permite firmar documentos y recopilar firmas con tu propio móvil, evitando así tener que imprimir y escanear, y ahorrando tiempo.

Haystack es una aplicación que te permite escanear y almacenar en tu móvil las tarjetas de visita para evitar tener que almacenarlas en papel.Además,te permite crear tu propio diseño de tarjeta y compartirla.

Kixie es una herramienta que te ayuda a gestionar tu agenda de contactos y hacer anotaciones en los contactos. También es un gestor de llamadas de voz.

Herramientas como Youcanbook.me o Reservio te permiten gestionar tu agenda, permitiendo a todas aquellas personas a las que les des permiso acceder a tu espacio para fijar una reunión.Esto facilita mucho a tus contactos para concertar las citas, aunque por supuesto siempre bajo tus normas.

Por último, en negocios más complejos, en los que ya se haga necesario un CRM (CustomerRelationship Management) o un ERP (o Sistema de planificación de recursos empresariales), podemos encontrar soluciones sencillas en herramientas como Zoho CRM;SumaCRM;Salesnet;Unit4oHolded.

 

 

1 comments On Herramientas que te harán más fácil la gestión de tu empresa

  • Totalmente de acuerdo con los puntos que mencionas en tu artículo. Llevo menos de un año emprendiendo y Google Drive ha sido mi «salvación». También he tenido que buscar un software en la nube para gestionar facturas, sin estas dos herramientas estaría perdiendo muchas horas en procesos manuales.

    Un saludo!

    Mavi

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