ORGANIZAR UN EVENTO ¿QUIÉN DIJO MIEDO?

Seguro que en algún momento habéis tenido la oportunidad de organizar un evento de la índole que sea, personal o profesional y os habéis echado atrás pensando en el sinfín de cosas que llevan consigo o no habéis sabido por dónde empezar. KEEP CALM.

Ya os digo desde mi experiencia en AJE que cada evento es único, pero todos ellos siguen las mismas premisas. Lo más importante es tener claro el objetivo que se quiere lograr, para darle la forma adecuada en todo el contexto del evento y cumplir con las expectativas del público.

¿CÓMO? Yo lo resumo en 3 palabras: TIEMPO, EQUIPO y PLANIFICACIÓN, y os voy a explicar el por qué.

“Hazlo con tiempo”. Da igual el evento que sea, no se puede organizar sin TIEMPO. Para planificar, desarrollar, difundir….no podemos prescindir de él si no queremos morir en el intento. Además, una buena noticia es que incluso te puede hacer ahorrar dinero que eso siempre viene bien.

“No lo hagas sol@”.– Son muchas gestiones las que tendrás que hacer así que mejor rodéate de un buen equipo que tenga claro el objetivo y su papel en la película para que todo marche sobre ruedas.

“Planifica y  organiza todos los detalles, incluso el plan B, C…” – Aunque la he dejado para el final, la planificación es la clave.  Lo primero que hay que tener claro es el OBJETIVO DEL EVENTO y deberá estar presente en nuestra retina para no desviarnos nunca durante todo el proceso. En la planificación intervendrán otras variables pero todas ellas deben estar alineadas con los objetivos del evento para que todo tenga coherencia.

Toma nota:

PRESUPUESTO. Detalla las partidas de gastos necesarios en base al importe del que dispones. Se previsor porque al final pueden surgir gastos de última hora que nos pueden trastocar el resultado. Ten constantemente actualizado el presupuesto para intentar que esto no te pase.

FECHA. A la hora de elegir la fecha, coteja que no coincida con otro evento sobre todo si el público objetivo es el mismo.

UBICACIÓN. Según tu presupuesto, aforo esperado y tipo de evento será una de las primeras cosas que tendrás que decidir. Debes visitarlo para asegurarte de que cuenta con todo lo que estás buscando (medios técnicos, personal de apoyo, mobiliario…)  y familiarizarte con los espacios, accesos, o cualquier otro recurso que puedas tener disponible y que te sirva. Todo lo que no esté disponible tendrás que subcontratarlo.

Una vez que tienes la ubicación y la fecha elegida es importante cerrar el PROGRAMA del evento para comenzar con la difusión. Para ello necesitarás tener concretado el ponente/s si los hay y tener los diseños en los distintos formatos que vayas a utilizar para la difusión. Una web propia del evento daría mucha visibilidad antes y después del evento. Si el evento es más pequeño o no dispones de los recursos para hacerla siempre puedes utilizar herramientas online para la gestión de los participantes y dar información del evento.

Envía un mail a tus contactos para que te apoyen en la difusión y haz una campaña en redes sociales. Todo vale para llegar al público objetivo.

Y una vez que has lanzado la difusión puedes ir gestionando el resto de PROVEEDORES EXTERNOS que sean necesarios (catering si lo hay, fotógrafo, elementos decorativos, azafatas, animación….). Si no tienes muchos recursos busca la posibilidad de intercambiar sus productos o servicios a modo de patrocinio ofreciendo, visibilidad, repercusión mediática, RSC, gastos de alojamiento y transporte en el caso de ponentes, etc.

Aportar valor y ser creativos es importante a la hora de organizar un evento y es lo que marca la diferencia. Puede ser un detalle concreto o el conjunto del evento pero debes ser capaz de que todo el mundo lo recuerde y hable de él. Eso si, no te olvides de tener todo controlado incluso algún plan alternativo para que no salten las alarmas el día del evento. Sería una pena que un imprevisto estropee todo el trabajo que has hecho.

Los últimos días debes cotejar que dispones de todo lo necesario en el evento (confirmar ponentes, proveedores, técnicos, materiales…). Deja todo preparado el día antes y prueba sobre todo los medios técnicos para evitar sorpresas el día del evento. Las cosas del directo haberlas aylas pero debemos evitarlas.

Aportar valor y ser creativos es importante a la hora de organizar un evento y es lo que marca la diferencia

Y llego el día señalado, aunque un poco cansados, todos a nuestros puestos con la mejor sonrisa 🙂

Recoge todo lo sembrado con el evento, agradeciendo a los ponentes y colaboradores el apoyo, compartiendo el éxito del evento con ellos así como con el resto de asistentes, publicando un post o fotos de la actividad.

Y ahora os animo a vosotros a organizar un evento pero…¡Tener cuidado que engancha! 😉

Responsable del Área de Servicio al Asociado

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