POR QUÉ NO PUEDES PASAR NI UN DÍA MÁS SIN CERTIFICADO DIGITAL

Ya seas autónomo, empresa o persona física, cada día se hace más imprescindible contar con un certificado digital.

¿Qué es un certificado digital?

Según Wikipedia, “un certificado digital o certificado electrónico es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa confirmando de esta manera su identidad digital en Internet”. Es decir, el certificado digital nos permite crear nuestra propia firma electrónica, que va a sustituir a la firma física tradicional a la hora de realizar diversas gestiones, principalmente con la Administración Pública.

¿Para qué sirve?

  • Para realizar trámites con Hacienda. Para autónomos y empresas resulta muy útil, ya que a través de la web de la Agencia Tributaria podrás: Presentar declaraciones censales (Modelos 036 y 037), liquidaciones de IVA (modelos 303 y 390) e IRPF (modelos 100 y 130), consultar notificaciones y solicitar el (mítico) certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias, ese que nos piden para solicitar cualquier ayuda o subvención o realizar cualquier gestión con la Administración.
  • Sede Electrónica de la Seguridad Social. Con nuestro certificado podremos comunicar cambios a la Seguridad Social, altas y bajas de trabajadores, así como solicitar todo tipo de certificados e informes que necesitamos a menudo en nuestro día a día.
  • Para trámites específicos de la Comunidad Autónoma, en Asturias contamos con la web tributasenasturias.es (Si no lo digo reviento, pero el nombre de la web me parece brutal). Desde esta página podrás realizar entre otros trámites: pagos de tasas municipales, solicitud de certificados de estar al corriente con el Principado y Ayuntamientos, cambio de domicilio fiscal,…
  • Otra utilidad interesante es la que ofrece el Servicio de Notificaciones Electrónicas. A través de esta plataforma podrás unificar las notificaciones que recibas de diversos organismos públicos, entre ellos la Agencia Tributaria, la Agencia Española de Protección de Datos, los Ministerios y algunos Ayuntamientos y Universidades. Hay que suscribirse a cada procedimiento individualmente y cuando tienes una notificación nueva te envían un correo electrónico a la dirección que hayas indicado en tu perfil.
  • Necesitarás un certificado digital si tienes que emitir una factura electrónica. Según el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, las sociedades, personas jurídicas y otras entidades similares están obligadas a facturar electrónicamente a la Administración (con carácter general las facturas de importe superior a 5.000 euros). Las facturas electrónicas se envían a través de FACe.
  • Por último, ten en cuenta que desde el 2 de octubre de 2016 todas las entidades, incluidas aquellas sin personalidad jurídica, están obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier procedimiento administrativo (Ley 39/2015).
Como ya te imaginas las ventajas que ofrecen los certificados digitales son muy diversas, pero la más importante es que ahorra tiempo. Vas a poder realizar gestiones administrativas a cualquier hora y desde cualquier lugar, lo que va a permitir mejorar la competitividad y productividad en tu empresa.

¿Qué tipos de certificados existen?

En primer lugar, debes saber que hay varias Autoridades de Certificación que emiten certificados digitales. En este listado puedes ver todos los organismos autorizados que proporcionan este servicio.
No obstante, la Entidad más aceptada y reconocida para la emisión de certificados es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Los certificados más comunes son:
  • Certificado de persona física
  • Certificado de representante. En este caso podrá ser, según corresponda, representante de administrador único o solidario, de persona jurídica o de entidad sin personalidad jurídica.

¿Cómo se solicita?

El proceso de solicitud es algo farragoso, pero la buena noticia es que sólo hay que hacer el trámite una vez. El certificado tiene una validez de dos años, pero cuando caduca lo único que hay que hacer es renovarlo fácilmente desde el ordenador.
Para saber cómo solicitarlo, lo más sencillo es que veas el siguiente vídeo que ha preparado la FNMT y que creo que lo explica bastante bien.

También me ha gustado la infografía de Grupo Trevenque, muy gráfica.

Y por último una recomendación (y probablemente no te va a gustar): abandona Google Chrome. Si quieres que todo funcione bien y evitar problemas al utilizar certificados digitales, lo mejor es que utilices Internet Explorer (sí, esa “e” azul que tienes perdida en tu escritorio…)

Responsable del Área de Administración

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